Verhalen

Maak eens een bedrijfsfilm - Deel 3 - Afspraken

Wat zijn de afspraken

In het eerste en tweede deel maakten we kennis met de amateur videofilmer die van zijn werkgever de opdracht krijgt om een videofilm voor het bedrijf te maken. We hebben gezien wat voor soort films gemaakt kunnen worden. In dit derde deel belichten we de afspraken die met de opdrachtgever gemaakt kunnen (of moeten) worden.

Menglicht

Deze opname in een laboratorium werd gemaakt met 'menglicht'. Er kwam daglicht door de ramen en boven de tafel hingen TL-bakken. Met een gedimde lamp werd de linkerkant en het gezicht van de laborante opgelicht. Er onstond daardoor een redelijk vriendelijke belichting. Je kunt dit soort opnames alleen goed beoordelen als je de camcorder hebt aangesloten op een monitor. Alleen in de zoeker of op het LCD schermpje van de camcorder lukt dat niet.


Afspraken met de opdrachtgever

De opdrachtgever zal een aantal dingen willen weten over de film. En op vragen daarover zul je via overleg een antwoord moeten geven. Je hebt daarbij een dikke vinger in de pap, want meestal weet de opdrachtgever niets over het maken van een videofilm. Jij moet als filmmaker de man of vrouw dus wijzer maken. Welke afspraken moet je maken;
  1. Schat in hoelang de film gaat worden aan de hand van het A4-tje wat je gekregen hebt. Afhankelijk van het doel zal de film een bepaalde lengte krijgen. Maar van de meer dan 70 bedrijfsfilms die ik heb gemaakt, zijn er maar enkele die langer waren dan 15 minuten.
  2. De opdrachtgever zal willen weten hoeveel uren je nodig hebt (bedrijfstijd) om de film te maken. De opnames zullen natuurlijk in het bedrijf gemaakt moeten worden. Maar het scenario, het opnamedraaiboek en verder alle papierwerk voor de montage doe je misschien thuis. Het kan ook zijn dat je baas je de gelegenheid geeft om dat papierwerk 'in de baas zijn tijd' te doen. Ik reken voor een eenvoudige doorsnee film 10 uur per minuut gemonteerde film. Maar het is sterk afhankelijk van, bijvoorbeeld het aantal locaties waar je naar toe moet.
  3. Misschien wil je baas een begroting hebben. Dan gaat het niet alleen om materiaal, misschien huur van apparatuur of studiotijd, maar ook om de niet gewerkte uren. En bedrijfs-uren zijn duur. Je moet dus nadenken over de vraag wat je 'in de baas zijn tijd' doet en wat thuis, in je eigen tijd. Vooral in het begin, als je als videofilmer een poot aan de grond wilt krijgen bij je baas, zul je geneigd zijn veel thuis te doen.
  4. Videofilms maken kun je niet alleen. Je hebt daarvoor vaak hulp nodig. Je baas zal willen weten dat je tijdens de opnames iemand uit het bedrijf als hulpje wilt hebben. Je geeft zo iemand natuurlijk een functie. Geluidsman of lichtman of zoiets. Als je moet filmen in een bedrijfsonderdeel waar je niet bekend bent, dan kun je zo'n man of vrouw productieleider maken. Hij regelt alles binnen zijn bedrijfsonderdeel. In deel zes kom ik daar op terug.
  5. Maak afspraken met de opdrachtgever over het scenario. Aan de hand van het A4-tje kun je eerst een synopsis schrijven. In dat synopsis zullen vrijwel alle zaken uit het A4-tje aan bod moeten komen. Meestal zul je het over het synopsis snel eens zijn met de opdrachtgever. Daarna moet je een scenario schrijven wat leesbaar en begrijpelijk is voor iemand die dat nog nooit heeft gezien. Ik schrijf dat het liefst in kolommen. Een kolom BEELD, VOICE-OVER, GELUIDSEFFECTEN / MUZIEK en TIJD. Verticaal deel ik de kolommen dan in, in blokjes van maximaal 1 minuut beeld. Als dit scenario in concept klaar is, leg het de opdrachtgever voor met de vraag er commentaar op te geven. Dat zal ook meestal gebeuren, en de film zal er ook meestal langer door worden. Schrijf daarom de eerste versie zo kort mogelijk. Mijn ervaring is, dat er 4 of 5 concepten moeten passeren voordat iedereen het erover eens is. Het is daarbij wel zaak, dat jij zelf als filmer de zaak op filmische aspecten blijft accepteren. Zorg dat de structuur van de film logisch blijft.
  6. Soms is de deadline van de film heel kort na de opdracht. Als je (zoals ik) uitgaat van 10 uur werk voor 1 minuut film, dan kun je op je vingers natellen dat het niet mogelijk is om een gedegen film van 10 minuten in een week te maken. Spreek met de opdrachtgever een agenda af. Vraag wanneer de film zeker klaar moet zijn en tel dan in de tijd terug tot vandaag. Je kunt in grote lijnen - van achter naar voren - deadlines stellen voor: Premiere, kopieŽn gereed, film gemonteerd, eerste montage gereed, montagedraaiboek gereed, opnames gereed, opnamedraaiboek gereed, scenario gereed, synopsis gereed en vandaag was het eerste gesprek. Tussen al die genoemde onderwerpen zitten voor jou zelf nog een aantal eikpunten die gedaan moeten worden. Zoals, huur van apparatuur, kopen van materiaal, spotten van opgenomen film, capturen van benodigde shots, (laten) inspreken van de voice-over, uitzoeken of laten maken van muziek, vervaardigen van inlayers, compileren van DVD's of andere distibutie media (bijvoorbeeld sticks of internet), het maken van eventuele kopieŽn, enz.

Eten moet

Deze opname komt uit een film die de problemen behandeld in een fabriek die continue draait. 24 uur per dag 7 dagen in de week. Maar de medewerkers moeten zo nu en dan wel eten. Normaal gesproken wordt daar ook tijd voor vrij gemaakt, behalve als er iets in de fabriek gebeurd waardoor 'alle hands aan dek' moeten zijn. Dan wordt doorgewerkt met in de enen hand een mobilofoon en in de andere hand een lekker toetje om te eten. In de film kwam de vraag aan de orde of dat wel een goede manier van werken was.


Distributiemedium

Het laatste wat je goed moet afspreken is het distributiemedium waarop de film geleverd moet worden. Hoeveel DVD's, BD's of andere media. Wil de opdrachtgever misschien een digitale mastertape? Misschien moet de film ook in het Engels en/of Duits gemaakt worden? Daar moet je dan goed rekening mee houden tijdens het monteren van de film. Een Duitse versie van een film duurt langer dan een Engelse of een Nederlandse versie. En een Italiaanse nog veel langer.

In het vierde deel naderen we al het eind van de productie. Hoe lever je de film af aan de opdrachtgever en wie is eigenlijk de eigenaar van de film?

Deze serie artikelen zijn in een andere vorm eerder verschenen in
Video Hobby Magazine.

De foto's die gebruikt zijn in deze serie, komen allemaal uit films die gemaakt zijn voor Akzo Nobel in Hengelo, Deventer, Rotterdam en Amersfoort, en zijn met goedkeuring van Akzo Nobel geplaatst.